首先要熟悉船公司和各大航線、港口并記住他們的英文或縮寫。
馬士基MSK阿聯酋ESL現代HMM中遠COSCO等船公司的縮寫，以后做單要知道是哪家船公司。
貨代銷售也好，貨代操作也好。了解所有路線，特別記住你公司的優勢路線。如果是做貨代銷售，無論是客戶詢價還是給客戶報價都要十分熟練。
每條航線都有對應的港口。以日韓臺航線舉例：日本線、韓國線、臺灣線。那日本線對應的港口有大阪OSAKA神戶KOBE名古屋NAGOYA橫濱YOKOHAMA川崎KAWASAKI
其次要熟悉所有的貿易術語：如EXWFOBCIFCFRDDUDAPDDP等，理清買賣雙方的責任費用劃分等。
接下來熟悉海運的整個流程：
從詢價，到客戶發來托書都是銷售的工作。接到托書后就是操作的工作，操作拿到面單和托書后要開始訂艙（收發同品名嘜頭箱型箱量船期件毛體免堆免用等）。
預訂艙后，會有以下信息:船名/航班(vessel/voage)、起運港POL、卸貨港POD、中轉港(via如有)、預計啟動日期ETD、截止日期(closingdate)、箱型和箱量(containertype/size)、提空柜位置(contractor)等。
拿到預配后操作會做一個做箱通知給車隊，特別注意做箱通知中的貨重和中轉港代碼，千萬不能錯。
根據S/O獲得一式多聯的設備交接單和封條，車隊司機憑設備交接單到指定堆場提取空箱。然后將空箱拉到工廠或物流倉庫裝貨，裝貨后用密封條密封箱門，然后將裝貨箱交給貨代指定的堆場。
在做箱當天進行報關截單。
做箱次日要查詢查進港數據是否放關，然后配船裝船出廠船開船開后船公司簽發提單
如果是代理單，還要發預報。
最后就是結算、開票、歸檔。
簡而言之就是詢價托書訂艙預配拖車做箱報關截單查進港放關配船裝船出場船開提單（預報）結算開票歸檔。