一般而言，開航前7天必須安排訂艙，對于有提前接受委托的企業，應爭取第一批訂艙，旺季時根據市場情況適當提前；一般要求在預定開航日5個工作日內完成訂艙；業務托運時間限制在期限內，一般需在接單日內完成訂艙，最晚一個工作日內完成訂艙。
1.新的委托(訂艙操作員)
國際空運貨代訂艙操作員必須在操作系統中及時建立業務編號。創建新的業。檔案，輸入與業務相關的數據。所輸入的商業數據包括但不限于此：商業每一項屬性。發收信息。服務要求。提單要求。船名航次(如有可能)開航日期。啟運港。中轉港目的港。箱箱數量。貨名和數量，以及代理(如需)等。
2.預定程序(訂艙操作員)
國際空運貨代訂艙操作員必須在操作系統中及時建立業務編號。創建新的業務檔案，輸入與業務相關。數據。所輸入的商業數據包括但不限于此：商業每一項屬性。發收信息。服務要求。提單要求.船名航次(如有可能)開航日期.啟運港.中轉港目的港.箱箱數量.貨名和數量，以及代理(。需)等。
3.艙位通知(預訂操作員)
國際空運貨物代訂艙流程包括以下環節：寄送訂艙單。訂艙號或提貨號確認.預配和報關單發送確認.中轉港代碼的確認和車站收據的制作等等，沒有完成的任何一個環節都。為訂艙未完成。訂艙結束后，應將配艙資料及時輸入到作業系統，輸入時應確保準確，特別注意下列資料：船公司名稱.訂艙號或海單號.船名航次.開船日期.箱箱數量及運費/運輸條款等內容的核對。